Blixtsnabb antagning till vuxenstudier i Nacka

Den som söker till vuxenutbildning i Nacka får numera ofta ett snabbt besked. För ungefär ett år sedan inleddes ett projekt som bl.a. syftar till att avsevärt förkorta handläggningstiden. Det är ganska länge sedan Nacka slutade med vuxenutbildning i egen regi, i dag använder man en auktorisationsmodell med ett 30-tal auktoriserade utbildningsanordnare. Kommunen har en generös inställning då det gäller att bevilja vuxenstudier och de studerande har, bl.a. tack vare det stora antalet utbildningsanordnare, goda valmöjligheter. Under ett år hanterar man ca. 25 000 ansökningar. Det finns ett intresse för och erfarenhet av digitaliseringsinsatser. Sedan tidigare har man en inarbetad e-tjänst för att boka tid för karriärvägledning.

 

Drivkrafter bakom projektet

Carina Filipovic, enhetschef för Arbets- och företagsenheten, berättar entusiastiskt om varför man valt att satsa på en automatisering/robotisering av handläggningsprocessen för ansökningar. Ett tungt vägande skäl är att man vill förbättra servicen till medborgarna. Detta är också en viktig del i kommunens generella policy. Det finns också andra bakomliggande syften. Att förbättra personalens arbetsvillkor så att man slipper en del monotont och tråkigt rutinarbete är ett sådant. Det bidrar också till att kommunen blir en mera attraktiv arbetsgivare. Andra syften är att frigöra mera tid för personliga möten och därmed fördjupa kvaliteten samt att minska sårbarheten vid hög arbetsbelastning. En robot tar inte semester och är inte sjukskriven. Inspirationskällor har varit företag, verksamheter och andra kommuner som Nackas digitaliseringsenhet har kontakt med men också SKL  Mellan förvaltningar och avdelningar inom kommunen finns också ett tätt samarbete vilket lett till utvecklande dialoger internt. Digitalisering och automatisering är något som generellt har hög prioritet i kommunens verksamheter i Nacka och som stöttas av kommunledningen. Det pågår också flera andra robotiseringsprojekt Nacka kommun

Nacka har valt att kalla modellen robotisering men man skulle likaväl kunna tala om en automatiserad process.

 

Från idé till verklighet

Från det att de första idéerna tog form i slutet av 2017 har man jobbat snabbt. Malin Jacobsson, som är karriärvägledare, berättar att valet stod mellan några olika områden men man bestämde sig för att välja just antagningsprocessen. Där ingår flera arbetsmoment av rutinkaraktär. Betygshantering var en annan process som man också funderade över.

Inledningsvis har man noga analyserat de olika stegen i ansökningsprocessen. Vilka är lämpliga för robotisering?

Kommunens digitaliseringsenhet och deras underleverantörer har stått för programmering. Bobbie Baars, dåvarande tf tjänsteansvarig på digitaliseringsenheten för tjänsten Yasemin har varit ansvarig för att bygga upp modellen så att det är tydligt för andra enheter hur man går tillväga om man vill genomlysa och utforska en process och se om det är möjligt och effektivt att robotisera den.

 

Vinster inte bara för medborgarna

Det är ännu för tidigt att uttala sig om vilka vinster robotiseringen innebär. Man använder sig av för kommunen gemensamma resurs/stödfunktioner som t.ex. digitaliseringsenheten. Det finns tankar om att robotiseringen inte bara ger vinster i form av ökad kvalitet för medborgarna utan också bidrar till att samma antal medarbetare på sikt ska kunna ge service åt flera människor. Detta innebär i praktiken en besparing.

Men ser man då inga nackdelar och faror?

Så här långt säger man sig inte ha sett några nackdelar alls. Ghita Flinckman, förändringsledare och ledare för robotiseringsprojektet kan bara se alla positiva effekter, de flesta redan nämnda. Ghita lyfter också fram den ökade arbetsglädje som hon tyckt sig märka även om någon utförligare utvärdering ännu inte gjorts. Att få vara med och driva utveckling och vara först i Sverige med att robotisera denna process, tror Ghita bidrar till att medarbetarna tycker att det är kul att gå till jobbet.

 

Framtid och utvecklingspotential

Så här långt har man lyckats halvera tiden för behandling av en ansökan. Alla medarbetarna i projektet ser framför sig en avsevärt kortare handläggningstid. Kanske kan man så småningom söka till kommunal vuxenutbildning via mobilen och få svar nästan direkt. Detta borde vara verklighet inom några år. Parallellt med det här arbetet funderar man över vilka andra processer som kan snabbas upp. Den digitala utvecklingen går snabbt och troligen dyker det upp möjligheter som vi i dag inte ens tänker på.

 

Text: Hans Melén